Ручные операции первыми не выдерживают нагрузки при росте производства. Никита Бузинов (ITLS) рассказал, как диагностировать узкие места в процессах и какие системы выстраивать в первую очередь, чтобы масштабирование было предсказуемым, а не кризисным
Контроль складских остатков в уме, планирование задач в чатах и согласование заказов по памяти – эти ручные операции первыми не выдерживают нагрузки при росте бизнеса, оборачиваясь срывами поставок и уходом клиентов. Спасет ли ситуацию закупка дорогого софта?
Не ускоряйте хаос: почему 70% проектов автоматизации проваливаются
Стремление к цифровизации – это необходимость, но сам по себе выбор современного ПО не гарантирует результата. Аналитики McKinsey подтверждают: 70% инициатив в этой сфере не достигают целей, а глобальные убытки от неудачных внедрений измеряются триллионами долларов. Причина часто кроется в подходе, а именно в попытке сразу перейти к выбору софта, минуя аудит и перестройку внутренних операций. В результате компания рискует не улучшить свои процессы, а лишь закрепить существующие неэффективные схемы работы.
Управляемый сценарий цифровизации состоит из трех последовательных шагов:
- Формулировка целей. В первую очередь нужно дать четкий ответ на вопрос, для чего вам нужны изменения. Цель должна быть измеримой: например, сократить время обработки заказа на 80% или снизить объем складских запасов на 25%.
- Оптимизация процессов. На этом этапе существующие бизнес-процессы пересматриваются и выстраиваются заново исходя из поставленных целей. Это позволяет устранить лишние операции, дублирование и утвердить зоны ответственности сотрудников.
- Подбор IT-решений. Когда процессы становятся ясными и логичными, гораздо проще подобрать программное обеспечение, которое будет их поддерживать, а не усложнять. Такой подход позволяет выбрать решение исходя из реальных потребностей, а не подстраивать работу компании под навязанные функции.
Эта последовательность действий позволяет еще на старте оценить масштаб и потенциальную эффективность будущего внедрения, поскольку работа ведется с уже отлаженными и понятными процессами.
Когда бизнес готов к оптимизации? Три важных сигнала
По прогнозам исследовательской компании Gartner, мировые расходы на информационные технологии в 2025 году превысят $5,4 трлн. Быстрее всего растут затраты на центры обработки данных – более чем на 42%.
Автоматизация и цифровизация бизнеса – общемировой тренд. Чтобы адаптировать его под потребности собственных бизнес-задач, определите, какие именно процессы в компании требуют первоочередного внимания и дадут максимальную отдачу от автоматизации.
Задачами, на которые вы обратите внимание, могут стать:
- Задачи с высокой трудоемкостью при рутинном характере. Яркий пример – подготовка ежемесячного отчета, когда сотрудник неделю собирает данные из десятков источников, притом что форма отчета может меняться уже после сбора информации. Такие операции не требуют творческого подхода, но отнимают слишком много времени, которое можно использовать для более важных задач.
Иногда от их выполнения можно отказаться, как это получилось у производителя одеял и пледов. На производстве использовались старинные веретенные станки, которые сохраняли структуру и особенности натуральной пряжи. Заменять их фабрика не планировала, как и сокращать персонал.
В процессе пересмотра схемы работы со станками выяснилось, что на участке прядения есть несколько замедляющих работу операций. Например, пряжу взвешивали дважды: перед отправкой на участок перемотки и после ее намотки на веретено. После отказа от одного взвешивания и перераспределения освободившегося у работников времени производительность участка выросла на 15%.
- Часто повторяющиеся задачи. Это действия, которые выполняются ежедневно или еженедельно. Прежде чем принимать решение об автоматизации, важно оценить, какую долю в общей загрузке сотрудника занимает этот процесс. Нередко углубленный анализ показывает, что некоторые часто повторяющиеся операции можно полностью исключить или интегрировать в другие рабочие потоки.
- Критически важные для масштабирования задачи. Бывает, что определенные процессы работают удовлетворительно при текущих объемах, но станут узким горлышком при росте нагрузки. Это может быть ручное согласование заказов, планирование производства или управление складскими запасами. Такие процессы необходимо выявлять и оптимизировать в первую очередь, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании на новом уровне.
Фокусировка на этих трех категориях позволяет не распылять усилия и начинать оптимизацию с точек, где она принесет максимальный операционный и финансовый эффект.
Какие процессы автоматизировать в первую очередь
После диагностики проблемных зон важно сосредоточиться на процессах, автоматизация которых обеспечит максимальный эффект для будущего роста.
Опыт показывает, что в производственных компаниях ключевыми точками роста являются три типа операций:
- Управление складскими запасами
Ручное управление запасами при увеличении объемов неминуемо ведет к ошибкам учета, росту фонда оплаты труда складской службы и замедлению реакции на заказы. Автоматизация этой области, включая точный учет остатков, настройку сигналов при достижении точки заказа и внедрение алгоритмов прогнозирования спроса, позволяет сохранить операционную эффективность даже при значительном росте бизнеса.
Так, X5 Retail Group внедрила систему прогнозирования спроса и автоматизированного управления запасами на полках магазинов и снизила списание просроченных товаров на 2%. Продажи, сезонность, промоактивности и другие факторы, влияющие на колебания спроса, анализируют алгоритмы машинного обучения. Система предсказывает, сколько единиц товара нужно заказать и когда, чтобы избежать дефицита.
- Планирование производства и загрузки оборудования
При масштабировании ручное планирование становится источником постоянных сбоев. Автоматизированное планирование позволяет отказаться от избыточного роста численности управленческого персонала. Например, из нашего опыта – в проекте для производителя компонентов для атомных электростанций автоматизация планирования и контроля загрузки оборудования позволила сократить срок выпуска критически важной продукции с восьми до пяти месяцев.
Кейс “Сибура” – еще один показательный пример. Компания улучшила управление технологическим процессом на двух производствах и внедрила систему онлайн-оптимизации на четырех. Совокупный экономический эффект от внедрения этих систем и других цифровых усовершенствований производства превысил 3,4 млрд руб.
- Сквозные процессы между отделами
Наиболее уязвимыми при масштабировании оказываются процессы на стыке отделов, такие как “планирование от продаж до цеха” и “планирование закупок”. Еще один пример из опыта: хаотичное согласование договоров между коммерческим, производственным и юридическим отделами приводило к тому, что некоторые контракты кочевали между отделами по 10-11 раз из-за правок, а срок заключения договоров достигал двух лет. После реорганизации процесса сроки подготовки заявок сократились на 40%. Внедренная система теперь автоматически отслеживает статусы, проверяет комплектность документов и напоминает о сроках, что позволило сократить с двух лет до четырех месяцев общее время согласования договоров на сложное оборудование с длительным циклом изготовления для зарубежных заказчиков.
Как считать экономику автоматизации и вовлекать команду
Любая трансформация часто упирается в два вопроса: “Сколько это стоит?” и “Как убедить команду работать по-новому?”. Без ответов на них даже самые перспективные проекты могут забуксовать.
Считаем реальную экономику
Точной формулы для автоматизации не существует: здесь слишком много переменных, включая репутационные риски и упущенную выгоду. Но быструю оценку можно сделать по простой схеме: посчитайте, сколько часов в месяц сотрудники тратят на рутинные операции, и умножьте полученные цифры на стоимость их рабочего времени. Добавьте сюда потенциальные затраты на новых сотрудников при росте нагрузки – и вы получите сумму, которую можно сравнивать с инвестициями в автоматизацию.
Инструментом для автоматизации может стать и Excel. Пример из опыта: в компании обработка заказа занимала восемь часов. После настройки простых форм в Excel время сократилось до 15 минут. Если перевести эту разницу в деньги, экономия видна даже без сложных расчетов.
Хаотичные процессы на стыке отделов особенно критичны в сервисных компаниях. Например, в логистической компании “ЭЛМИ Логистика” все ключевые операции зависели от двух руководителей, которые лично занимались сложными заказами. Документы хранили на устройствах менеджеров, единой базы не было, а оформление заказов растягивалось на недели. После пересмотра процессов сотрудники смогли использовать автоматические формы и чек-листы для сбора данных, количество полей для заполнения сократилось вдвое, а в 1С появилась сквозная нумерация документов.
Преодолеваем сопротивление команды
Исследования показывают, что 29% компаний сталкиваются с сопротивлением сотрудников при внедрении инноваций. Чаще всего команда саботирует нововведения из-за страха перед неизвестностью и отсутствия поддержки руководства. Чтобы превратить коллектив в союзников, важно, чтобы сотрудники видели не только требования, но и реальные преимущества для себя: признание их профессионализма и прозрачную связь между результатом и вознаграждением.
В “ЭЛМИ Логистике” начали с создания матрицы компетенций. Компания выделила 60 ключевых навыков и стала отдавать заказы тем специалистам, кто лучше всего справится с конкретной задачей. Это не только ускорило обработку заявок, но и наглядно показало команде, что руководство ценит их опыт и знает сильные стороны.
Следующим шагом стал пересмотр системы мотивации. Внедрение процента от первой перевозки нового клиента и премий за финансовые показатели было воспринято как справедливое решение. Логисты начали активно искать клиентов, понимая прямую зависимость между своими усилиями и доходом.
А если ничего не делать?
Тогда вероятность системного кризиса, из которого будет сложно выбраться, вырастет. Исследование MIT Sloan показывает: компании с налаженной аналитикой и процессами в 2,5 раза чаще опережают конкурентов по доходности. А те, кто продолжает работать в режиме ручного управления, сталкиваются с накапливающимися проблемами. Самая очевидная из них – срывы сроков.
Задержки поставок запускают цепную реакцию: чтобы выполнить обязательства, компании приходится переводить сотрудников на сверхурочные, нести дополнительные расходы на логистику и производство. Это неизбежно повышает себестоимость продукции и приводит к выгоранию ключевых специалистов.
С ростом объемов наступает второй этап проблем – падение качества. Невыстроенные процессы не позволяют сохранять стандарты при увеличении нагрузки. Бракованная продукция, ошибки в документации и невыполненные обязательства перед клиентами начинают подрывать деловую репутацию.
Но самый серьезный удар – потеря клиентов и рыночных позиций. Когда компания регулярно срывает сроки и поставляет продукцию с дефектами, даже самые лояльные заказчики начинают искать альтернативных поставщиков.
Автоматизация без подготовки лишь ускоряет существующий хаос. Прежде чем внедрять дорогое ПО, стоит выявить проблемные процессы, оптимизировать их вручную. Такой подход позволяет не только избежать лишних затрат, но и создать фундамент для управляемого роста. Помните: эффективная автоматизация начинается с наведения порядка в операционных процессах, а не с покупки программного обеспечения.
